请问：当您收到这样的自动退出项目管理的问询邮件后，感受会是怎样的呢？

mhfnm

    在大朋友项目的管理中，既要维护组织工作的严谨、公正、高效，也要照顾好志愿者的情感、意愿、能力，同时还要考虑到各种环境、背景等因素，更加人性化。所以，每一封官方的标准邮件，都需要经过我们管理人员反复的“研究、试用、反馈、修改”，并最终到完善的过程。
    下面是一封项目管理中“自动退出”的确认邮件，希望伙伴们帮忙投票提供您的宝贵意见，并可回帖补充说明，谢谢大家！

（注：最多可选7项。）

邮件标题：自动退出大朋友项目管理的问询邮件【标题“确认”（超3个月）或“问询”（接近3个月）】
邮件正文：
======================【修订三】=====================

尊敬的大朋友：

    您好！
    很高兴您走入美新路大朋友项目，并踏上一段陪伴小朋友的旅程！

    刚刚在观察美新路数据库中您与小朋友的交往情况时，发现已连续近三个月没有您的服务记录了（含信件、回访、电话/短信等），根据《大朋友项目规程》2012.1.1版6.1的规定，这意味着您已面临“自动退出大朋友项目的管理”（之前还发过服务提醒邮件，不知您是否收到了呢？）。考虑到一些未知因素（比如项目统计中的疏漏），现需要向您了解如下情况：

1、如果您没有退出项目管理的想法，则需要帮忙补充一下这三个月里您的服务内容或解释一下未服务的原因。
2、如果您已有意愿退出项目管理或暂停服务，希望能按我们当初的约定，为小朋友写一封《说明信》甚或《道别信》。

提示：退出项目管理后，仍然可选择与小朋友自由交往的形式，并可主动向美新路寻求必要的支持。

    请您尽量于一周内回复邮件，我们将非常感谢！
    注：若一个月内仍未能收到您的回复，我们只好默认您已退出项目了。

    无论怎样，我们都非常感谢您过去在大朋友项目中的爱与付出！祝福您未来的生活中，常与爱相伴！


2012-10-31
……………………

======================【修订二】=====================
尊敬的大朋友：
    您好！
    很高兴您走入美新路大朋友项目，并踏上一段陪伴小朋友的旅程！

    刚刚在观察美新路数据库中您与小朋友的交往情况时，发现已连续近三个月没有您的服务记录了（含信件、回访、电话/短信等）。根据《大朋友项目规程》2012.1.1版6.1的规定（或旧版总第8条），这意味着您已面临“自动退出大朋友项目的管理”（之前还发过一些寄信提醒邮件，不知您是否全收到了呢？）。考虑到一些未知因素（比如项目统计中的疏漏），现需要向您问询：

1、如果您仍愿继续留在项目管理内，需要帮忙补充一下这三个月里您的服务内容或解释一下未服务的原因。
2、如果您已有意愿退出项目管理或暂停服务，希望能按我们当初的约定，跟小朋友“说明”甚或“道别”。

提示：退出项目管理后，仍然可选择与小朋友自由交往的形式，并可主动向美新路寻求必要的支持。

    请您尽量于一周内回复邮件，我们将非常感谢！
    注：若一个月内仍未能收到您的回复，我们只好默认您已退出项目了。

    无论怎样，我们都非常感谢您过去在大朋友项目中的爱与付出！祝福您未来的生活中，常与爱相伴！

2012-10-10

美新路大朋友
010-82275730-16、23
地址：北京市朝阳区裕民路12号华展国际公寓A座1402室（邮编：100029）
网站：www.newpathfound.org
微博：weibo.com/newpathfound，t.qq.com/newpathfound


“ *****确认邮件”中的部分改动如下：
1、如果您仍愿继续留在项目管理内，需要帮忙补充一下这三个月里您的服务内容或解释一下未服务的原因。我们将根据您补充的服务情况或在您的下一次服务开始时恢复您的服务状态。


======================【修订一】=====================
尊敬的大朋友：
您好！
很高兴您走入美新路大朋友项目，并踏上一段陪伴小朋友的旅程！

刚刚在观察数据库中您与小朋友的交往情况时，发现已连续三个半月以上没有您的服务记录了。根据《大朋友项目规程》2012.1.1版6.1的规定（或旧版总第8条），您已面临“自动退出大朋友项目的管理”（之前还发过一些寄信提醒的邮件，有的是以提供写信话题的形式，不知您是否全收到了呢？）。考虑到寒假因素及其它一些未知因素，现需要向您确认：

1、如果您已有意愿退出项目管理，希望按我们当初的约定，为小朋友写一封《道别信》或《说明信》。
2、如果您愿继续留在项目管理内，请帮忙补充一下这三个月里您的服务内容或解释一下未服务的原因。

请您尽量于一周内回复邮件，非常感谢！

注：若一个月内仍未能收到您的回复，我们只好视您默认退出项目。
无论怎样，我们都很感谢您过去在大朋友项目中的爱与付出，祝福您未来的生活中常与爱相伴！

2012-03-07
美新路大朋友
010-82275730-23
地址：北京市朝阳区北土城西路7号元大都7号大厦A701室（邮编：100029）


======================【原版】=====================
尊敬的大朋友：
您好！
很高兴您走入美新路的大朋友项目，并踏上一条陪伴小朋友的旅程！

刚刚在观察数据库中您与小朋友的交往情况时，发现已连续三个月没有您的服务记录了。根据《大朋友项目规程》2012.1.1版6.1的规定（或2011版总第8条），您已面临“自动退出大朋友项目的管理”。考虑到寒假因素及其它一些未知因素，现需要向您确认：

1、如果您已有意愿退出项目管理，希望按我们当初的约定，为小朋友写一封《道别信》或《说明信》。
2、如果您愿继续留在项目管理内，请帮忙补充一下这三个月里您的服务内容或解释一下未服务的原因。

请您尽量于一周内回复邮件，谢谢！

注：若一个月内仍未能收到您的回复，我们将视您默认退出。
无论怎样，我们都很感谢您过去在大朋友项目中的爱与付出，祝福您未来的生活中常与爱相伴！

2012-02-16

美新路大朋友
010-82275730-23
地址：北京市朝阳区北土城西路7号元大都7号大厦A701室（邮编：100029）

企鹅PINGU

看到了这个帖子 虽然很晚了 但是还是迫不及待的想回复~~~

首先特别能理解这样的邮件产生的原因，也觉得这封信的创造者在酝酿时一定是反复琢磨和推敲的。这是一种改变和完善，也是组织的良苦用心，为这个先送您们爱的鼓励12~123~1234~12

然后就说说我的小想法啦  言语中若有冒犯请原谅啊

我暂时无法说关于这个程序的感觉，因为首先不知道在自动退出的程序之前还有什么，之后连接的是什么，但是单看有这样一个程序，能感到是对小朋友的一种尊重和爱护，这个的确很好。但是进而想到了大朋友这边。。。我就想到哪里说到哪里了

原邮件：
尊敬的大朋友：
您好！
很高兴您走入美新路的大朋友项目，并踏上一条陪伴小朋友的旅程！

刚刚在观察数据库中您与小朋友的交往情况时，发现已连续三个月没有您的服务记录了。根据《大朋友项目规程》2012.1.1版6.1的规定（或2011版总第8条），您已面临“自动退出大朋友项目的管理”。考虑到寒假因素及其它一些未知因素，现需要向您确认：

1、如果您已有意愿退出项目管理，希望按我们当初的约定，为小朋友写一封《道别信》或《说明信》。
2、如果您愿继续留在项目管理内，请帮忙补充一下这三个月里您的服务内容或解释一下未服务的原因。

请您尽量于一周内回复邮件，谢谢！

注：若一个月内仍未能收到您的回复，我们将视您默认退出。

无论怎样，我们都很感谢您过去在大朋友项目中的爱与付出，祝福您未来的生活中常与爱相伴！


为了不胡言乱语 我去找了规程中的规定：看着这个写  也方便和我一样不是很了解的伙伴吧

6   以下情况视为自动退出大朋友项目的管理
      6.1  大朋友连续三个月未参加相关服务，且未与美新路有任何合理说明。
      6.2  美新路通过“E-mail和手机”均不能联系到大朋友。
      6.3  大朋友陪伴一个小朋友满三年，且未结交新的小朋友。
      6.4  小朋友脱离服务基地后，大朋友未能向美新路及时提供服务情况。


连续三个月。。。这个吧。。。有时会让我有一种 眼睁睁看着那个人犯错误却不闻不问的感觉 但其实我知道真*相并非如此  这是我第一感觉的错觉吧

因为看了扣扣的那篇帖子有的理由不一定要解釋
http://www.newpathfound.org/bbs/forum.php?mod=viewthread&tid=17801&fromuid=25959
，所以更加觉得我要保持客观，认真了解，不要轻易下结论。

这邮件是给了大朋友一个自我“觉察”和消除误会的机会 ，还是挺好的，但是很想请问下，在自动退出程序之前是什么程序？连续三个月没音信，那么邮件的方式是不是有些单一，组织还会采取其他方式辅助吗？

这三个月应该不是指的初交往时的前三个月吧，如果是初交往，也许辅导员还能做点什么，规避这个。要是签承诺之后的一年中的任意三个月，那就不好说了

于是，我又产生了一个想法：这封邮件到底是为何而生的呢？是为了辨别他是否合格然后送走他，还是为了让我们看到更多的伙伴在陪伴中遇到的问题，以便总结，以便更好的避免或者是更好的陪伴他们呢？


考虑到寒假因素及其它一些未知因素，现需要向您确认：
请问为什么只是寒假，那暑假呢？还是暑假有另一个版本？还是应换为假期？（我的问题要是令您们无语，那就不用答了 呵呵）

若一个月内仍未能收到您的回复，我们将视您默认退出。
请问这一个月内，机构还会做些什么吗？是否有过这方面考虑，但因为人手不够放弃了，那么有没有志愿者能做的？这是我心里直接闪出的问题。。。回复的方式有要求吗？或者写明更好些

刚刚在观察数据库中您与小朋友的交往情况时，发现已连续三个月没有您的服务记录了。根据《大朋友项目规程》2012.1.1版6.1的规定（或2011版总第8条），您已面临“自动退出大朋友项目的管理”。考虑到寒假因素及其它一些未知因素，现需要向您确认：

这封邮件给我的第一感觉是严肃，二是有点冷。。但看到最后 又觉得暖了。。。因为感到好像组织没放弃我。。。。

为什么是刚刚这个词呢。。是不是咱们的组织会定期整理数据库，“刚刚”会给我一种偶尔，顺便的感觉。也许双方在签承诺的初期就已说明机构如何管理数据库这方面的事


写着写着 感到这个邮件好像又没问题了。。。但是我的感觉还是奇怪....问题到底出在哪里了呢

是选项吗？看到那么多选项。。。开始真不知道如何去选择。。。好像是这个也好像不是。。。也许这个心情就是大朋友看到邮件的时候会有的纠结感吧。。。。但是每个人不一样 所以感受也不尽相同，最后还是咬着牙选了7项。。。能问下 为啥是7个吗？是因为咱们的办公室在701吗？呵呵  还是因为人有七情吗？


写的自己都有点混乱了。。。。俺不是班门弄斧，只是想把自己的想法分享出来 O(∩_∩)O~

还有一个小小的担心啊。。。便于项目的管理是好的，工作效率提高也是好事，但是任何事都有两面，这封邮件内容会使用多久，邮件也会常常更新吗，还是一个邮件通用很多年。。。这个在程序中是否有要求呢？

在我小时候的印象里，我们常常对模式化的东西会有一种抵触，或者说明明是做的有情的事，但是展现出来的时候会有些与理想不符。。。所以我想到，发这个这个投票也许并不一定能得到组织想要的结果或是代表谁。。。更多的伙伴也许是看得到，也许看不到，或许大多会潜水，或许有些会私下和组织沟通，还有就是像我这种，脸皮厚不怕死的，不管自己说的咋样，就是单纯滴想和组织说说心里话。。。。无论是哪一种吧，都有存在的意义。看到组织征求建议的举动，真的是挺感动的。。。那么就把他当做是一个渠道一个能为大朋友项目做点什么的平台吧   所以我建议 大家都说点什么。。。要是都沉默了。。。实在是。。那就想想那些正在被遗忘的小朋友吧，那么你是不是想说点什么了呢。。。。呵呵  众人拾柴火焰高嘛

我的想法也只是参考，毕竟一个人的想法根本无法代表什么，嗯呢~~

对啦对啦  我又有了一个歹念。。。。邮件就这样从天而降了。。。组织是否有机会和大家讲讲与这个程序有关的事啊或是一种分享吧，因为光看这封邮件说，我担心难免自己会断章取义。。。会以偏概全，真的 这有可能发生的哦 对吧  我怕给组织添麻烦啊

还是胡言乱语了，希望看过的大家，会有一点点点启发和思考吧。。。仅供参考哦 谢谢

{:soso__16718950721704367357_2:}

又想起个事来，这是邮件的参考部分吗，有没有能自由发挥的部分？要不就像高考了 只有唯一答案了 千篇一律了了 是不？帖子里也没有特别说明好像。。。毕竟在发之前 组织会对这个志愿者有了解，一定会加些个性化的内容（特指关于志愿者相关的，比如他的小朋友的情况啊，比如与他相关的等等哈）

我又想起来 如果这个志愿者连续三个月没有写信，那么他的小朋友是不是也没有寄信来，也是三个月杳无音信呢，难道他们都同时“懈怠了？”

还有个事，假如发了这个邮件之后。。。面对大家的各种回应，是不是机构也有官方版邮件呢？或是处理标准参考意见呢。。有没有加重工作量啊。。。。这个是否有考虑和安排  呵呵 我是不是想多了。。。写的挺乱的 组织看着回吧  辛苦了


最后一句哈：大家快来留个脚印吧，为了小朋友，为了大朋友，更为了在爱的路上的我们~~~加油加油！！！

JL

企鹅PINGU 发表于 2012-2-18 01:16

                               
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看到了这个帖子 虽然很晚了 但是还是迫不及待的想回复~~~

首先特别能理解这样的邮件产生的原因，也觉得这 ...

企鹅童鞋分析的很专业！专业来自于倾心：）

企鹅PINGU

JL 发表于 2012-2-20 19:11

                               
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企鹅童鞋分析的很专业！专业来自于倾心：）

谢谢佳琳姐的鼓励，这也是你的心声吗  姐也说点啥呗

JL

企鹅PINGU 发表于 2012-2-20 21:34

                               
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谢谢佳琳姐的鼓励，这也是你的心声吗  姐也说点啥呗

说点啥啊？呵呵。反正我如果看到这种邮件，会感觉是一记警钟的，然后赶紧联系美新路，澄清一下拖延的原因。再然后就好好做志愿服务了呗。其实这种邮件很多单位都有的，感觉就像机器人提示一样，美新路这般用心会让人感到更亲切和有人情味儿，呵呵。

小宁

我说说的自己的一点想法，可能不太稳妥：
“1、如果您已有意愿退出项目管理，希望按我们当初的约定，为小朋友写一封《道别信》或《说明信》。”
我觉得可以强烈建议一下，语气再强烈一下。

企鹅PINGU

小宁 发表于 2012-2-21 10:56

                               
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我说说的自己的一点想法，可能不太稳妥：
“1、如果您已有意愿退出项目管理，希望按我们当初的约定，为小朋 ...

语气再强烈一下  嗯 想起个词 恩威并施  
把“希望”去了。。。可不可以这样说呢  你听听看哈

如果您经过慎重考虑，已决定退出项目管理，请及时告知我们，并且请按照当初的约定，以适当的方式向小朋友告别。我们建议您可以采取为小朋友写一封《道别信》或《说明信》（附参考）。如果有其他您认为适当的方式，请与我们沟通。

下面可以备注一句：希望通过我们的努力，可以比较妥善的结束陪伴，尽量避免或减少对小朋友造成的伤害（这句需要推敲下，我觉得不好）

咱都讨论讨论吧

企鹅PINGU

JL 发表于 2012-2-21 09:48

                               
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说点啥啊？呵呵。反正我如果看到这种邮件，会感觉是一记警钟的，然后赶紧联系美新路，澄清一下拖延的原因 ...

这种心态和行动很好呢

mhfnm

企鹅PINGU 发表于 2012-2-18 01:16

                               
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看到了这个帖子 虽然很晚了 但是还是迫不及待的想回复~~~

首先特别能理解这样的邮件产生的原因，也觉得这 ...

一个几千字的回帖，吓到我了。用最精简的方式回复吧：
1、连续三个月未服务，之前，肯定也有多次提示。比如提供话题参考的提示，比如给假期该如何服务的提示。

2、目的，一是确定其是否有服务没被统计；二是确定是否有意愿继续服务；三是给予一个重要的提醒，觉察自己的服务状态。

3、寒假因素，主要是寒假比较长，比暑假长，而且寒假有春节，可以有节日祝福，贺卡之类，所以，会分开来看待。

4、一个月内，无回复，自动视为退出，我们会针对小朋友做一些善后的事。回复的方式，可以自由选择，不需提示。

5、数据库观察数据通常是每周都进行的，忙的时候，每月也需至少一次。

6、这些选项，是我能想到的角度，不能保证包含所有的角度。

7、关于为啥是七个，这个我当时试了下，如果超过七个，那就实在是太迷茫了，也就是第5项。

8、标邮确实会不断调整，但每一次调整都需要非常的慎重。

9、目前标邮还没有那么丰富和完善，但会向那个方向发展的。另外，标邮也需向简化方向发展，因为字太多了，必将影响意思的传达，自由发挥当然也需要控制。

其它不明之处，再另行讨论吧。

mhfnm

企鹅PINGU 发表于 2012-2-21 12:14

                               
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语气再强烈一下  嗯 想起个词 恩威并施  
把“希望”去了。。。可不可以这样说呢  你听听看哈

有些事情，需要在确定退出之后再说比较好。

企鹅PINGU

mhfnm 发表于 2012-2-21 14:06

                               
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一个几千字的回帖，吓到我了。用最精简的方式回复吧：
1、连续三个月未服务，之前，肯定也有多次提示。 ...

精简而明确的答复，看出功力啦！先赞一个，看来发烧没有烧坏脑子，的确有助于智力增长 O(∩_∩)O~不错

回复的很好，所以俺无语了

关于俺的留言，这个，真是没绷住，思绪万千的哩~~~很感谢可以找到问题关键，给予解答！

最后，支持组织，美新路加油！！！

企鹅PINGU

mhfnm 发表于 2012-2-21 14:09

                               
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有些事情，需要在确定退出之后再说比较好。

哦。。。有道理

那这个确定。。是如何被确定的呢

mhfnm

企鹅PINGU 发表于 2012-2-21 21:35

                               
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哦。。。有道理

那这个确定。。是如何被确定的呢

正如邮件所讲的，根据回复确定或根据没有回应也能确定。

JL

企鹅PINGU 发表于 2012-2-21 12:23

                               
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这种心态和行动很好呢

嘻嘻

南山

我想，退出原因不外乎分为主动退出和被退出两大类。如此，则答案也就分为主动退出的“坦然”和被退出的“坦然”之外的其它选项两大类。

summer0620

看到这个，突然觉得特揪心。
希望我和家树婷小童鞋，能够珍存我们的友谊。
大叔，我该谢谢你。
不然我就和她擦肩而过了。

mhfnm

summer0620 发表于 2012-3-4 16:47

                               
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看到这个，突然觉得特揪心。
希望我和家树婷小童鞋，能够珍存我们的友谊。
大叔，我该谢谢你。

哈哈，也要谢谢你，你的主动，将是留给世间的感动！

summer0620

mhfnm 发表于 2012-3-4 20:09

                               
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哈哈，也要谢谢你，你的主动，将是留给世间的感动！

哎呀~哪儿的话啊~
大叔都学坏了，都煽情了！

ziranse

可能是我比较懒吧，我觉得我在考虑一个问题时我一般只考虑其中的大部分情况，而不会去顾及百分之一百，或者说少数人、情况会被我排除在外，我感觉除了企鹅说的那种“有的理由不一定要解释”（按我的做法会伤害这一小部分人），收到机构这封信的人大部分就的确是不想再继续服务了，而且大部分情况下也不是第一年了（第一年还在新鲜期，热度期），邮件的基调已经是包容了，就是说如果曾经的志愿者不想再服务了我们也感谢他（她）曾经的付出，但我们毕竟是志愿者组织不是公司所以没有强求，请遵从内心的选择吧，让自己对自己曾经的热情做一个告别，让这样一个善愿有始有终。我想这是这封信的重点，因为我觉得大部分人选择离开时当初的热心已经凉了，没有了心情再来一封告别信，甚至是一封高质量的告别信，所以我会支持小宁的想法。

mhfnm

ziranse 发表于 2012-3-5 10:00

                               
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可能是我比较懒吧，我觉得我在考虑一个问题时我一般只考虑其中的大部分情况，而不会去顾及百分之一百，或者 ...

谢谢ziranse！

其实对此，需要补充点背景：这封邮件最近多用于服务3-15个月的情况，大概十几个人的样子，而超过60%的志愿者选择的是继续服务。