美新路办公室“信件等信息”处理流程

mhfnm

美新路办公室“信件等信息”处理流程

前言：
1、各基地发信时间：每周二
2、若发信日恰逢节假日，则就近挪至前一个或下一个工作日。
3、若发信日之后四天内该基地有回访，则信件随回访捎带，不发EMS。
4、若某基地的发信日，信件总数小于3封的话，则这些信顺延至下一个发信日。
5、每次发信，都要求由一人整理，另一人审核，谨防出错。

以下为工作人员发信操作步骤：
一、取信
每次发信前，约下午2:30左右到楼下的楼宇信箱和办公室门口的信箱将当天的信件取出，录入数据库后，再将其他信从“信件分拣后”柜子中取出，按班级进行整理和查对。


二、分信（以白土窑基地为例）
1、取出白土窑基地所有信件，将其按班分好。
2、按班别分好后，再将每个班的信，按信封大小，由小到大排列好。
3、将所有信件，按年级和班级，由七年级一班到九年级四班的顺序排列，每个班中最小信封在前，最大信封在后，从而将每个班级区分开来。

三、查信
进入数据库按照基地和交往日期查询本次应发信件信息。
【 *交往日期：上次发信日期的“次日”至本次发信的当天日期】

四、核对信件
将整理好的信件与数据库中的记录按班级核对，若不一致则查找原。核对无误后，再进行下一步。

五、从数据库中导出发信数据【大朋友/小朋友/小朋友班级/备注】
内容及备注（XFYP:信封邮票； LW:礼物； KX:口信； Re:回复）
六、EMS集体发信

七、论坛发信公示
在美新路论坛中的“大朋友之家”中的【通信往来】子版块发布发信公示。
公示帖子主题格式为：★★★XX年X月X日办公室发信记录（基地名称）
帖子信息包含【大朋友/小朋友/小朋友班级/备注】


*美新路论坛通信往来版块链接：http://www.newpathfound.org/bbs/ ... orumdisplay&fid=112

请大朋友发信后及时关注办公室EMS发信公示，关注发信动态，如有已寄信件不在发信公示内，请及时与我们联系

luyao959210

辛苦辛苦！老辛苦了！

esiali

辛苦，很好的制度~

企鹅PINGU

辛苦辛苦

静静的看

这个长期置顶呗

问问

俺作证，这是用心积累、一次次改进的结果。
一张貌似简单的登记表，花费了制表人、用表人不断实践、不管改良、不断琢磨的细心和耐心，才有了现在项目简洁、说明清晰的信件登记表~~~
嗯，我要说一句，鸿飞是个善于动脑筋的好孩子~~~~~鉴定完毕

刘红华

这么复杂，我只看第一行就好啦，哈哈

luck0908

终于看到了这个了

未来之爱

有个问题，我们是在信封上写“美新路转某某小朋友”收吗？还是我们在外面的信封写你们的地址，里面再套一个小信封，写小朋友的地址，你们收到后拆掉外面的，把里面的集体快递给他们吗？

mhfnm

回复 9# 未来之爱


其实那个志愿服务小贴士上有，就直接在收件人后面写上 转：。。。。。就可以了

http://www.newpathfound.org/bbs/viewthread.php?tid=10634&page=1&extra=#pid85476

未来之爱

回复 10# mhfnm

谢谢！我再仔细研读一下那个服务小贴士，呵呵

mhfnm

回复 6# 问问


随着信件登记的伙伴们的熟悉，已经把您那天的建议放进去，更新了表格，将于明年使用。

mhfnm

因办公室变换布局，装信件的柜子有变化，方式也有变化，所以及时更新了此帖。

xieshunxi

大家来热情关注一下流程吧。